ZKN audits en training gevaarlijke stoffen ADR

Audit gevaarlijke stoffen ADR

Uitvoeren audit gevaarlijke stoffen ADR conform de beschrijving in de ZKN Academie:

ZKN heeft afspraken met de Inspectie Leefomgeving en Transport gemaakt in een ketenconvenant. Deze houden in dat als er in het ZKN-keurmerk criteria kunnen komen waarmee klinieken afdoende getoetst worden op gevaarlijke stoffen, IL&T bereid is om ZKN keurmerk klinieken te toetsen op afstand.

Met IL&T zijn afgelopen twee jaar herhaaldelijk gesprekken gevoerd over de uitkomsten van de uitgevoerde inspecties bij klinieken naar gevaarlijke stoffen, en de invulling van het convenant. Het bleek een uitdaging om tot overeenstemming te komen. Uiteindelijk is het College samen met IL&T tot een gedragen nieuw voorstel gekomen.

Voorstel College en IL&T

Een toets op de regelgeving voor gevaarlijke stoffen wordt opgenomen in het ZKN-keurmerk, door een aantoonbaar gecertificeerd veiligheidsadviseur ADR. Omdat er beperkte risico’s zijn voor de patiëntveiligheid, is het uitgangspunt dat dit niet elk jaar, maar eens per drie jaar, bij initiële- of hercertificering plaats vindt. De gecertificeerd veiligheidsadviseur ADR kan bepalen dat een audit eerder plaatsvindt, als er kritische tekortkomingen blijken tijdens de audit. Als de veiligheidsadviseur aangeeft dat de regelgeving afdoende wordt gevolgd, geeft IL&T aan dat de veiligheidsadviseur een volgende toets pas vijf jaar later hoeft uit te voeren.

De onderwerpen die minimaal getoetst moeten worden tijdens de audit gevaarlijke stoffen (indien relevant):

  • Gevolgde opleiding ADR betrokken medewerkers;
  • Taakgerichte instructie aan medewerkers over omgang met gevaarlijke stoffen;
  • Veiligheidsadviseur verbonden aan de kliniek, indien verplicht;
  • Correcte en volledige vervoerdocumenten;
  • Correcte verpakkingen, juist gebruik van verpakkingen (sluitingen);
  • Limited Quantities voorschriften;
  • Voorschriften voor verpakkingen diagnostisch materiaal;
  • Kenmerken en etikettering colli (container);
  • Voorwaarden vervoer vervuild instrumentarium;
  • Juiste classificatie afval;
  • Correcte afvoer van verpakkingen.

Of een onderwerp niet relevant is voor de kliniek, wordt beoordeeld door de gecertificeerd veiligheidsadviseur ADR. De audittijd noodzakelijk voor de toetsing van de gevaarlijke stoffen, is afhankelijk van de omvang en complexiteit van de kliniek. Indien er (kritische) tekortkomingen zijn, beoordeelt de gecertificeerd veiligheidsadviseur ADR, na de acties van de kliniek, of die voldoende zijn opgelost. Net als bij de externe toetsing door de deskundige infectiepreventie, geeft de veiligheidsadviseur welke audit op gevaarlijke stoffen, in de rapportage over deze onderwerpen aan of er een kritische tekortkoming, tekortkoming of advies gegeven wordt. Bij (kritische) tekortkomingen worden termijnen vermeld waarin het punt moet zijn opgepakt, om de urgentie aan te geven.

Rol ZKN-keurmerk auditor bij beoordeling toets gevaarlijke stoffen:

De ZKN-keurmerk auditor kan toetsen:

  • Of de audit is uitgevoerd conform de voorwaarden:
    • op basis van de rapportage;
    • op basis van het certificaat van de gecertificeerd veiligheidsadviseur ADR (kliniek toont aan);
  • Welke (kritische) tekortkomingen er volgen van de veiligheidsadviseur ADR uit de audit;
  • Wat de kliniek heeft gedaan om de (kritische) tekortkomingen op te lossen;
  • Of dit volgens de deskundige voldoende is geweest.

De kliniek krijgt een kritische tekortkoming als:

  • Er geen audit is uitgevoerd;
  • Er geen rapportage is;
  • De audit niet door een gecertificeerd veiligheidsadviseur ADR is uitgevoerd;
  • Eventuele tekortkomingen niet/onvoldoende zijn opgepakt.

De kliniek krijgt een tekortkoming als:

  • De audit onvolledig is uitgevoerd;
  • Tekortkomingen onvolledig zijn opgepakt;
  • De acties van de kliniek om tekortkomingen op te lossen, niet zijn beoordeeld door de veiligheidsadviseur ADR.

De omgang met (kritische) tekortkomingen staat beschreven in het ZKN-keurmerk Toetsingsreglement. Kort samengevat geldt dat klinieken een plan van aanpak i.g.v. (kritische) tekortkomingen moeten opstellen, de oorzaken moeten analyseren en de effectiviteit van de maatregelen evalueren. Indien de tekortkomingen niet tijdig worden opgelost, wordt het ZKN-keurmerk certificaat ingetrokken.

Uitvoering van de verplichte audit gevaarlijke stoffen door JMA:

De kliniek wordt bezocht door de veiligheidsadviseur ADR (1 dagdeel per klinieklocatie). Er wordt vooraf een contactpersoon aangewezen waarmee de veiligheidsadviseur ADR overleg voert en een rondgang kan maken. Tijdens het overleg komt aan de orde: 

De activiteiten die te maken hebben met het ADR. De volgende activiteiten worden besproken:

  • Binnenkomst van gevaarlijke stoffen;
  • Afgifte van naaldenbekers en blauwe vaten met geel deksel;
  • Ontdoen van overige gevaarlijke (afval) stoffen (met inhoud alsmede leeg ongereinigd);
  • Transport diagnostisch materiaal (UN 3373, vrijgesteld menselijk monster of vrijstelling);
  • Gebruikt medisch hulpmiddel of gebruikt medisch instrumentarium;
  • Eigen transport;
  • Gebruik van Limited Quantities;
  • Voorschriften van deze transporten;
  • Opleiding van betrokkenen bij deze transporten;
  • Vervoersdocumenten bij deze transporten (m.u.v. UN 3373 en gebruikt medisch hulpmiddel/instrumentarium);

De verplichting van een veiligheidsadviseur wordt gecontroleerd door de soorten gevaarlijke (afval) stoffen te bekijken per transport;

De vervoersdocumenten voor afgifte gevaarlijke (afval)stoffen en eigen transport worden gecontroleerd;

Overige onderwerpen die aan de orde komen tijdens de audit.

Tijdens de rondgang komt aan de orde:

  • Gebruik van correcte verpakkingen en juist gebruik van verpakkingen (sluitingen) (inclusief LQ);
  • Kenmerking en etikettering colli;
  • Juiste classificatie afval;
  • Correcte afvoer van verpakkingen.

Rapportage

In het audit rapport komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • Kliniek en werkzaamheden;
  • Beschrijving activiteiten in relatie tot het ADR (zie onderwerpen van overleg hierboven alsmede de rondgang), met vermelding van de ADR eisen, elementen die voldoen, kritische tekortkomingen, tekortkomingen en benodigde acties door de kliniek inclusief urgentie (termijn).

Rol veiligheidsadviseur gevaarlijke stoffen ADR bij beoordelen toets gevaarlijke stoffen tijdens de audit (gecommuniceerd door ZKN per 19 oktober 2017, bron: Toetsingsreglement ZKN Keurmerk, september 2015, 22 pagina’s):

De kliniek krijgt een kritische tekortkoming als: er een afwijking van het managementsysteem is m.b.t.: het voldoen aan het beleid of doelstellingen van de kliniek of klant eisen en/of de effectiviteit van het managementsysteem en/of het voldoen aan wet- en regelgeving.

De kliniek krijgt een tekortkoming als: er een afwijking van het managementsysteem m.b.t. een proces of procedure zonder impact op patiënten of het voldoen aan wet- en regelgeving, dat, bij onvoldoende beheersing kan leiden tot ineffectiviteit van het systeem.

Acties kliniek

De veiligheidsadviseur stuurt het concept auditrapport naar de contactpersoon van de kliniek. De kliniek zorgt voor het nemen van actie om de (kritische) tekortkomingen op te lossen (opstellen en uitvoeren Plan van Aanpak).

Controle oplossing (kritische) tekortkomingen

De kliniek rapporteert de genomen acties via het Plan van Aanpak per mail aan de veiligheidsadviseur, eventueel begeleid door foto’s. De veiligheidsadviseur toetst of de acties de (kritische) tekortkomingen in voldoende mate wegnemen en rapporteert dit per mail terug aan de kliniek.

 

Incompany bewustwordingstraining gevaarlijke stoffen ADR

ZKN geeft aan:

De opleiding van personen die betrokken zijn bij het vervoer van gevaarlijke goederen dient te voldoen aan artikel 1.3.1-1.3.3. van het ADR. In deze artikelen zijn bepalingen opgenomen over het toepassingsgebied, de aard van de opleiding (algemene bewustmaking, functie specifieke opleiding, veiligheidsopleiding) en de documentatie van de (gevolgde) opleiding.

Inhoud van de training:

De verplichte opleiding omvat o.a. de volgende onderwerpen: opslag gevaarlijke afvalstoffen, specifiek ziekenhuis afval, laboratorium afvalstoffen, eisen aan verpakkingen, vervoer van sza en gevaarlijke stoffen, verwerking overig afval, administratieve handelingen, beveiliging, uitrusting en vervoersdocumenten.

Doel en resultaat van de training:

Het doel is om medewerkers bewust te maken van de risico’s, eigenschappen en gevaren van de gevaarlijke stoffen waarmee wordt gewerkt en hoe deze dienen te worden behandeld, zoals: lossen, laden, verpakken, versturen en opslaan. Het resultaat moet zijn dat medewerkers zonder toezicht genoemde werkzaamheden kunnen uitvoeren waarbij verantwoord met gevaarlijke stoffen wordt omgegaan zonder schade te lopen voor mens en milieu.

Overige afspraken

De trainingen worden incompany verzorgd al dan niet in combinatie met andere vestigingen/klinieken. De trainingen dienen periodiek herhaald en / of aangevuld te worden, echter minimaal elke 2 jaar i.v.m. wijzigingen van   de wetgeving.  De medewerkers ontvangen ten bewijs van deelname een certificaat.

JMA vult op de volgende wijze de bewustwordingstraining in:

De volgende onderwerpen komen aan de orde:

  • Wat zijn gevaarlijke stoffen, waaraan herken je ze;
  • Opslag gevaarlijke afvalstoffen;
  • ADR;
  • Ontvangst;
  • Eigen vervoer;
  • Sza;
  • Gevaarlijk afval'
  • Leeg ongereinigde verpakkingen;
  • Diagnostisch materiaal;
  • Niet steriele materialen;
  • Opleiding;
  • Incidenten;
  • Beveiliging;
  • Vervoersdocumenten;
  • Protocollen die aanwezig zijn.

Er wordt een toelichting gegeven aan de hand van beschikbare verpakkingen aanwezig in de kliniek. De incompany training worden georganiseerd door de kliniek (inclusief indien mogelijk laptop en beamer). JMA geeft de training aan de hand van een powerpoint. De training wordt afgesloten met een toets met 10 vragen. Deelnemers ontvangen een certificaat. Tijdens de training wordt gebruik gemaakt van uitleg over de verpakkingen die ter beschikking worden gesteld voor de training door de kliniek. De incompany training zal ongeveer 2 uur duren.